Визначити особливість роботи з документами вам допоможе тестова методика.

Прочитайте уважно кожне з нижчеподаних тверджень і оцініть, наскільки воно вірно щодо вас і вашої роботи. Над оцінкою довго не замислюйтеся. У тесті не може бути правильних або неправильних відповідей.

Оцінки можуть бути чотирьох видів:

1.       зовсім справедливо;

2.       мабуть, справедливо;

3.       не зовсім так;

4.       зовсім не так.

Зміст тверджень

Група 1

•        Коли в мене багато невідкладної роботи, я часто відкладаю нові папери вбік

•        Коли я не занадто завантажений іншими справами, я обробляю більшу частину паперів самостійно

•        Я сам розбираю кореспонденцію, тому що більше з нею ніхто не впорається

Група 2

•        Мені доводиться долати внутрішній опір, коли я доручаю підлеглому підготувати за себе важливий документ

•        Більшу частину документації з менш важливих питань готують мої підлеглі

•        Я звертаюся по допомогу до інших виключно тоді, коли можливість службових неприємностей стає досить реальною

Група 3

•        Мене дратує, що доводиться витрачати час на паперову рутину, і коли я зайнятий, папери відсуваю вбік

•        Я не вважаю себе зобов'язаним відповідати на кожен папірець, адресований мені

•        Я не вважаю, що обсяг і характер службової переписки відбиває успішність моєї роботи та моє становище в організації

Група 4

•        Коли я зустрічаюся з кризовою ситуацією, мені бракує часу, щоб зафіксувати її в документах

•        Лише думка про можливі неприємності може змусити мене дописати службову доповідь

•        Доки в мене є більш важливі справи, я відкладаю рутинну документацію вбік

Обробка результатів тестування

Підрахуйте набрані вами бали: за кожну відповідь «цілком правильно» нараховуються 3 бали, за кожну відповідь «мабуть, вірно» — 2 бали, за кожну відповідь «не зовсім вірно» —1 бал, за кожну відповідь «зовсім невірно» — 0 балів. Підсумувати бали потрібно за чотирма групами відповідей.

Якщо у першій групі ви набрали 7 і більш балів, то ви, швидше за все, «супервиконавець», а тому схильні робити самостійно більшу, ніж необхідно, частку паперової роботи, недовантажуючи своїх підлеглих. Якщо ви до того ж набрали чимало балів (5 і більш) у четвертій групі, виходить, що ваша репутація та кар'єра — під загрозою. Правда, декому з вищого начальства подобається ваша постійна зайнятість, але ярлик «справжнього служаки» аж ніяк не гарантує просування по службі та поваги колег і підлеглих.

Якщо у другій групі ви набрали 7 і більш балів.

Звичайно, делегування обов'язків — одне з найважливіших правил сучасної науки управління. Воно може значно полегшити вам роботу, природно, якщо делегувати правильно. Тим часом багато подібних керівників, захоплюючись делегуванням, забувають про необхідність постійно вчити та контролювати тих, кому вони передають ті чи інші завдання. Це нерідко ставить під удар їх самих. Адже в остаточному підсумку за все несе відповідальність керівник. Звичайно, помиляючись і захоплюючись, ви поступово опануєте мистецтвом делегування, але краще скоротити хворобливий шлях, прочитавши літературу з питань управління.

Якщо у третій групі ви набрали 7 і більш балів, виходить, вам властиві риси «антибюрократа» і ви схильні ігнорувати важливість паперової роботи. Такі звички можуть дорого коштувати, якщо у вашій організації обсяг паперової роботи великий, і їй надається велике значення. Тому вам варто або переглянути своє ставлення до «папірців», або пошукати собі місце в організації, де паперової роботи менше.

Нарешті, якщо у четвертій групі ви набрали 3 балів та менше, то ви ставитеся до паперової роботи занадто сильно, забуваючи, що є справи більш важливі, що вимагають вашої особистої присутності.

Якщо ж ви набрали у цій групі 7 і більш балів, виходить, ви приречені постійно вислухувати докори начальства за затримку різних документів. Виручити вас можуть лише більш диференційований підхід до вхідної документації та більш широке використання делегування.

Якщо кількість балів, набрана вами в усіх чотирьом групах питань, приблизно однакова та коливається в межах 3-5, то це можна вважати свідченням розумного відношення до паперової роботи та відсутності у вас яскраво виражених рис «паперових невдах».

http://trud.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=307556&cat_id=39165